Si su empresa está creciendo y la información que manejan las áreas del negocio se encuentran en hojas de cálculo o en diferentes marcas de software, ya llegó el momento de pensar en un software que integre la información de toda la empresa en una sola base de datos, este software definitivamente tiene que ser un ERP.
Lo que sucede es que la empresas crecen de manera desordenada, tenemos un contador que compra su propio sistema contable, el área de comercial tiene propio sistema de ventas e inventarios, mientras que el área de recursos humanos tiene su propio sistema de cálculo de planillas y el resto de operaciones del negocio se manejan en hoja de cálculo. Esto es todo un caos, si la empresa está en crecimiento sostenido, es necesario tener un software que maneje la información transaccional de la empresa.
Un sistema ERP se encarga de tener bajo control los datos de la operación, se encarga del registro de las transacciones, evita la duplicidad de funciones, procesa la información y se comunica con otros sistemas externos como los bancos, gobierno, entidades privadas, etc. Haciendo que se eleve la productividad de la empresa optimizando el tiempo de los trabajadores, el software ERP emite informes necesarios para la operación del negocio y toma de decisiones a nivel gerencial.
Factores clave para escoger el mejor Software ERP
- Base de Datos Integrada
- Importación y Exportación de Datos
- Facturación Electrónica
- Reportes Analíticos, consultas PIVOT, Dashboard
- Automatización, reglas, alertas, validaciones
Criterios de selección de un Software ERP
Los criterios de selección de un software ERP son principalmente 4 y deberán ser priorizados según el momento en el que se encuentra la empresa que está buscando una solución de ERP para su operación, los 4 criterios de selección son los siguientes:
- Evaluación Funcional
- Evaluación Técnica
- Evaluación del Proveedor
- Evaluación Económica
Es muy importante que entiendas que no hay un orden en estos criterios y deberás darles la prioridad según estimes conveniente en relación a la etapa de madurez que tiene tu negocio.
Las personas que están a cargo del proyecto ERP dentro de tu empresa, deberán priorizar los criterios de selección y evaluación del software ERP, debes tener en cuenta que este equipo debe ser multi-disciplinario y no encargarle toda la tarea al Jefe de Sistemas.
Evaluación Funcional del Software ERP
La evaluación funcional es importante para conocer cuál es el potencial que tiene el sistema ERP en relación al core business del negocio, es decir que tan adaptado está a la forma de trabajo que tiene la empresa y si ya tiene clientes del mismo sector operando con el software.
Evaluación Técnica del Software ERP
La evaluación técnica es fundamental para evaluar si la tecnología ya instalada en el negocio se puede aprovechar o si se tendrá que hacer inversión adicional en equipos, licencias de software, servicios de terceros como plataformas SAAS, servidores, etc. Incluso si la empresa está preparada para la instalación del ERP hay que evaluar las versiones instaladas y compatibilidad con otros sistemas operativos.
Evaluación del Proveedor del Software ERP
La evaluación de las empresas proveedoras de sistemas ERP es tan importante como el producto de software ya que esta es una relación de largo plazo y hay que estar seguros que es una empresa consolidada en el mercado y sobre todo en el sector empresarial al que se dedica la empresa que busca este tipo de solución.
Un factor importante es conocer si el proveedor es dueño del producto o es un revendedor y si es un revendedor cuál es el respaldo que tiene del fabricante, un software ERP es un sistema vivo que nunca está terminado, por lo que siempre se necesita el soporte del fabricante o que sea un software que permita dar soluciones a futuro.
Evaluación Económica del Software ERP
La evaluación económica va a determinar el tipo de software que puedes adquirir, es mejor lograr un buen plan de pagos con un buen software ERP, que comprar un sistema económico que al pasar de los meses deberá ser reemplazado y es demasiado molesto tener la data en diferentes productos de software. Si eres un dueño de negocio no veas al software ERP como un gasto, solo debes elegir un buen proveedor con un buen producto y hacer una alianza estratégica de largo plazo, un sistema ERP bien implementado hará crecer tu negocio, dándole control a los procesos de negocio, esto evita duplicidad de funciones del personal y la trazabilidad de las operaciones de la empresa.
Casos prácticos de evaluación de un Software ERP
Tenemos 2 casos prácticos típicos que se presentan en proyectos de implementación de software ERP.
1. Empresa donde el Gerente General es el Sponsor del Proyecto
La empresa A es una empresa constructora que necesita cambiar su sistema actual por un software ERP que ya tenga personalizaciones para su sector y que el software seleccionado sea el que más se adapte a su manera de trabajo.
El Gerente General a convoca a sus líderes y ha formado un equipo multidisciplinario que estará a cargo del proyecto, ellos han definido que los criterios de selección y evaluación del software ERP tendrán el siguiente nivel de prioridad.
| Criterio de Evaluación | Prioridad |
|---|---|
| Evaluación Funcional | 60% |
| Evaluación Técnica | 15% |
| Evaluación del Proveedor | 15% |
| Evaluación Económica | 10% |
| Total | 100% |
2. Empresa donde los trabajadores solicitan un ERP
La empresa B es una empresa del rubro textil en la que los trabajadores del área comercial le piden al dueño del negocio la compra de un mejor sistema integrado para que el negocio funcione a la par de sus competidores, el dueño del negocio decide aceptar la posibilidad de adquirir un sistema ERP y le encarga al técnico que arregla las computadoras de la empresa que busque un sistema para la empresa pero que sea algo barato.
El técnico de informática empieza a convocar empresas de software y los cita para hacer demostraciones del software y su criterio de evaluación es el siguiente:
| Criterio de Evaluación | Prioridad |
|---|---|
| Evaluación Funcional | 15% |
| Evaluación Técnica | 20% |
| Evaluación del Proveedor | 5% |
| Evaluación Económica | 60% |
| Total | 100% |
Conclusiones sobre los casos prácticos
La empresa A tiene un equipo de líderes que buscan adquirir un software ERP que tenga funcionalidades que se adapten a su trabajo actual y que incorporen alguna mejoras propias de la experiencia del proveedor, ellos priorizan lo funcional sobre los otros criterios de evaluación, dejando el precio como un nivel de baja prioridad dejando abierta la posibilidad de una relación de largo plazo.
La empresa B solo se concentra en un software que sea útil al área que solicita la automatización, pero tarde o temprano deberán hacer cambios en personas y en sistemas informáticos. El dueño de negocio no forma parte de la selección y más bien toma la inversión en software como un gasto para su bolsillo, este tipo de gerencia no tiene clara la importancia de una implementación de software en la empresa. Quizás piensa que está comprando un antivirus.
¿Qué cosa no hace un Software ERP?
Es importante hacer conocer que un sistema ERP se concentra en el registro de la operación del negocio y almacena la información de las áreas del negocio, emite los principales reportes gerenciales, estados financieros, entre otros.
A continuación, debes saber lo que no hace un ERP:
- Business Intelligence
- Data Warehouse
- Big Data
- Data Science
- Inteligencia Artificial
- Machine Learning
Muchos de estos conceptos se implementan tomando datos del software ERP, por lo que antes de pensar en ellos debes concentrarte en implementar un software ERP en tu empresa.
Autor: Giancarlo Vallejo
Web: giancarlovallejo.com
